Institusi keuangan menciptakan dan mengatur dokumen dalam jumlah yang sangat besar setiap harinya. Dokumen-dokumen ini mempunyai posisi yang sangat penting dalam fungsi bisnis sehari-hari. Proposal, dokumen administratif, dokumen yang berkaitan dengan pinjaman, kontrak-kontrak dan lain sebagainya. Dalam proses pengaturannya, seringkali perusahaan menerapkan teknik desentralisasi dengan memberi kewenangan bagi masing-masing bagian perusahaan untuk mengatur dokumen mereka sendiri.

Hasilnya,  dokumen  tersebar di berbagai tempat dan sulit sekali untuk benar-benar mendapatkan gambaran menyeluruh secara 360 derajat atas nasabah anda.

Oleh karena itu, inti dari Enterprise Content Management adalah manajemen dokumen. Dengan ECM, dokumen-dokumen anda yang berada di berbagai tempat dan berasal dari berbagai sumber dapat disatukan. Baik korespondensi melalui email maupun dokumen-dokumen berkenaan dengan nasabah  – seperti KTP, formulir aplikasi, slip gaji dan hasil analisa survey-  semua dapat disimpan dengan terstruktur.

Anda memiliki beberapa sistem yang sudah ada dalam perusahaan ? Tidak masalah. ECM juga dapat mengintegrasikan output dari sistem tersebut sehingga anda dapat melihat secara jelas, menyeluruh, 360 derajat tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan nasabah.

Di samping mempermudah informasi, Enterprise Content Management juga berfungsi untuk mengotomatisasi proses bisnis yang berkaitan dengan dokumen tersebut.

Contohnya pada saat memproses aplikasi pinjaman:

1. Marketing dapat melakukan input tentang informasi pinjaman secara langsung dalam formulir elektronik, secara otomatis ECM akan mendeteksi bahwa ada aplikasi baru yang harus diproses.
2. Dokumen-dokumen pendukung dapat diupload ke sistem ECM, baik yang dikirim lewat email maupun dikirimkan secara langsung ke kantor cabang.
3. Pihak yang memproses aplikasi akan dinotifikasi untuk melakukan survei.
4. Formulir survei akan langsung dibuat dan diberikan pada pihak survei secara otomatis
5. Setelah survei selesai, hasilnya dapat dikirimkan ke sistem ECM, dan setelah ECM akan menotifikasi pihak yang berwenang untuk menyetujui atau menolak permohonan pinjaman. Jika pengguna ingin mencek kembali dokumen-dokumen pemohon, pengguna dapat melihatnya secara otomatis melalui ECM.
6. Setelah disetujui, dokumen kontrak dapat secara otomatis dibuat.

Biasanya, jumlah alur kerja yang dapat diotomatisasi seperti contoh di atas adalah tidak terbatas. Jadi institusi keuangan bebas untuk membuat banyak alur kerja sesuai dengan fungsi yang ada. Banyak solusi ECM juga mengijinkan anda untuk melihat seberapa efisienkah alur kerja di perusahaan anda. Bottlenecks dapat dengan cepat teridentifikasi, sehingga anda dapat melihat apakah proses yang ada harus diperbaharui atau tidak.

Banyak institusi keuangan menggunakan ECM untuk meningkatkan produktivitas dan customer service mereka, namun lebih dari itu, ECM juga dapat mempermudah proses kepatuhan pada regulasi dan mempermudah kolaborasi antar departemen.

Gambar 1:  Area Penggunaan ECM berdasarkan survei di
bank-bank ukuran menengah dan credit unions di Amerika Serikat tahun 2006-2007
Sumber: The Cornerstone Report: Benchmarks and Best Practices

Jika disimpulkan, ECM adalah solusi yang merawat seluruh konten yang ada dalam institusi keuangan dari awal hingga akhir siklus hidupnya. Apakah perusahaan anda memerlukan ECM?

Bagaimana anda menentukan solusi software apa yang sebenarnya anda butuhkan?

Langkah awal dalam membuat strategi untuk proyek Enterprise Content Management (ECM) adalah mengenali permasalahan bisnis yang anda ingin jawab.  Anda memerlukan ECM jika hal-hal berikut adalah ‘pain points‘ yang ada di perusahaan anda:

• Terlalu banyak kertas – kertas  
• Kesulitan melacak di mana dokumen-dokumen anda 
• Manajemen compliance yang memusingkan
• Staf anda membuang waktu untuk hal-hal yang tidak terlalu berguna
• Terlalu banyak versi dari dokumen yang penting !

Jika anda mengalami hal-hal di atas, maka Enterprise Content Management dapat menjadi jawabannya. Dalam implementasi solusi ECM, komponen utamanya adalah Document Management. Dengan mengimplementasi solusi document management yang cerdas, anda mengkonsoliudasi sleuruh dokumen-dokumen penting perusahaan dalam satu sistem, sehingga memudahkan penyimpanan dan pencarian.

Setelah dokumen anda tertata dengan baik dan rapi, barulah komponen-komponen lain ECM seperti Business Process Automation dapat berfungsi maksimal. Dengan adanya otomatisasi proses bisnis, anda dapat memaksimalkan produktivitas dalam perusahaan dengan cara menghantarkan dokumen secara otomatis ke pihak-pihak yang memerlukan, melakukan cek atas dokumen dan mempercepat siklus proses. 

Hubungi kami untuk mengeksplorasi lebih lanjut berbagai fitur Enterprise Content Management (ECM) yang tepat untuk anda ! 

Oleh karena itu, sebuah strategi manajemen regulatory compliance yang efektif sangat diperlukan. Bagaimana mewujudkan sebuah strategi yang efektif ? Anda dapat memulai dengan memperhatikan hal-hal berikut ini:
1.    Pahami resiko compliance
Dalam perusahaan sebaiknya ada pesan yang jelas bahwa resiko compliance adalah milik seisi perusahaan dan seluruh staf bertanggungjawab untuk mematuhi budaya patuh pada regulasi. Definisi-definisi resiko compliance harus tersedia bagi seluruh staf dan tertulis dalam bahasa yang mudah dipahami.

2.    Membuat alur kerja proses regulatory compliance
Regulasi dan standard apa saja yang wajib dipatuhi? Sudahkah perusahaan anda memiliki alur kerja (workflow) yang menjelaskan alur regulatory compliance yang diterapkan?  .

3.    Menjadikan compliance sebagai Corporate Culture
Perusahaan yang memiliki pemahaman yang jelas tentang resiko compliance dan memiliki alur kerja proses regulatory compliance kemudian wajib menterjemahkannya pada seluruh staff dan membentuk corporate culture yang menjunjung tinggi kepatuhan pada regulasi.

4.    Pemantauan
Adakah proses regulatory compliance monitoring yang berfokus pada resiko-resiko yang telah diidentifikasi? Proses pemantauan sebaiknya ditekankan bahwa pemantauan tidak hanya sebatas rutinitas pengecekan pelanggaran namun sebagai alat perbaikan proses bisnis.  Gunakan sistem pelaporan yang sistematik dan lacak kemajuan-kemajuan dalam pelaksanaan alur kerja.

5.    Evaluasi
Adanya evaluasi atas efektifitas penerapan regulatory compliance     sangatlah penting.     Evaluasi dapat berupa asesmen apakah corporate     culture yang diinginkan telah dicapai     dan asesmen atas proses alur     kerja dan kontribusinya dalam meminimalisir resiko     compliance.  Agar penerapan regulatory compliance lebih efektif, beberapa perusahaan     menghubungkannya dengan asesmen atas staf – dengan cara     appraisal, reward  maupun promosi – bagi  staf dengan pencapaian   regulatory compliance yang baik.

Dengan memperhatikan poin-poin di atas, penerapan strategi regulatory compliance di perusahaan anda dapat berjalan dengan lebih baik. Namun bagaimana caranya agar saat implementasi dapat benar-benar diterapkan? Apalagi jika perusahaan anda mempunyai ratusan tipe produk?

Anda dapat memanfaatkan solusi bisnis yang dapat mendukung terciptanya automasi alur kerja dan manajemen dokumen yang baik. Download white paper-nya di sini.

Seringkali kita dihadapkan dengan pertanyaan, “Mengapa Hyland Software tidak berada di kuadran “Leader” seperti halnya IBM atau Oracle?”. Alasannya sama sekali bukan karena OnBase ECM kurang bagus, namun karena OnBase ECM setia dengan fokusnya pada manajemen konten yang bersifat transaksional.

Hingga akhirnya Gartner Inc mengatur-ulang definisi leader mereka dengan menganalisa lebih dalam fokus dari masing-masing solusi ECM yang ada di pasar saat ini. Mereka akhirnya mengakui bahwa dalam bidang Transactional Content Management, Hyland Software dengan OnBase ECM-nya adalah salah satu yang tersolid dan terdepan.

Apa saja yang menjadikan solusi dari Hyland Software in ‘berbeda’ dengan solusi ECM lainnya?

• OnBase ECM tersedia sebagai solusi on-promise maupun sebagai solusi software-as-a-service (SaaS). Jika dibandingkan dengan revenue di tahun 2009, di tahun 2010 Hyland’s total revenue baik dari SaaS maupun on-premise tumbuh sebesar 288 persen dan ditawarkan di berbagai negara di lima benua.
• Solusi ECM yang dapat digunakan di organisasi berskala kecil maupun yang sangat besar. Kemampuan skalabilitas yang tidak sekedar upward, namun juga downward dalam hal lingkup dan kecanggihan fitur-fiturnya, menjadikan solusi ini dapat disesuaikan dengan mudah di berbagai lingkungan.
• Solusi OnBase ECM ini tergolong investasi teknologi  yang memiliki tingkat resiko rendah (low-risk) karena dapat diuji coba dahulu dalam lingkup kecil – misalnya departemen – jika klien merasa cocok dan terbantu dengan adanya solusi ini, mereka dapat dengan mudah melangkah ke lingkup enterprise yang lebih luas.

Dengan adanya pengakuan ini, kita semua dapat lebih yakin lagi bahwa OnBase ECM dapat memenuhi kebutuhan bisnis masa kini. Kami semua berharap Hyland software dapat terus maju, mengembangkan solusi ECM yang mengikuti kebutuhan jaman namun tetap fokus pada nilai-nilainya.

Aplikasi ERP anda sangat bagus dalam mengatur data yang terstruktur namun sangat kurang dalam proses-proses yang memerlukan informasi dari dokumen tidak terstruktur(unstructured documents).

Apa sajakah yang tergolong data tidak terstruktur? Dokumen kertas, dokumen elektronik seperti laporan dan spreadsheets, laman web, atau media digital (audio, video, dan lain sebagainya. Data tidak terstruktur dapat hadir dalam perusahaan anda dari berbagai sumber: surat, email, fax, USB flash disks, CD, dan berbagai sumber lainnya.

Tanpa kita sadari, jumlah dokumen tidak terstruktur ini semakin banyak dari hari ke hari dan berpotensi menyebabkan. Padahal, berdasarkan riset dari Gartner Group, 80% proses bisnis memerlukan dokumen tidak terstruktur dan Butler Group berpendapat bahwa 85% dari seluruh dokumen dalam sebuah organisasi adalah dokumen yang tidak terstruktur.

Singkatnya, tidaklah mudah untuk hanya mengandalkan aplikasi ERP anda dan mengabaikan pentingnya dokumen-dokumen lain. Tanpa dokumen-dokumen ini bisnis proses yang bersifat transaksional tidak dapat berjalan dengan baik. Saatnya anda melengkapi aplikasi ERP anda dengan Enterprise Content Management (ECM).

Keuntungan Penggunaan Enterprise Content Management (ECM)

Saat suatu perusahaan mengaplikasikan Enterprise Content Management (ECM), seluruh dokumen tidak terstruktur yang hadir di dalam perusahaan akan menjalani proses administrasi otomatis. Langkah pertama yang dilakukan ECM adalah mengambil dokumen-dokumen ini, mengatur dan menyimpannya.

Pengintegrasian dengan ERP mengijinkan anda untuk dapat mengakses dokumen-dokumen ini secara langsung dari aplikasi ERP anda, sehingga proses bisnis dapat berlangsung lebih akurat dan cepat. Jika anda ingin mengintegrasikan dengan sistem legacy atau aplikasi line of business lainnya, sistem ECM yang baik seyogianya dapat diintegrasikan dengan mudah, tanpa mengganggu internal coding aplikasi tersebut.

Untuk proses bisnis yang bersifat transaksional, ECM dapat mengotomatisasinya dengan fungsi automated workflow. Tidak perlu lagi memfotokopi dokumen dan mengantarkannya secara manual ke personel kunci untuk meminta persetujuan. ECM dapat mengantarkannya untuk anda. Dengan semakin terstrukturnya dokumen-dokumen anda, pencarian dokumen menjadi jauh lebih mudah. Staff anda tidak perlu lagi membuang waktu lama untuk mencari dokumen, memfotokopi, dan mengembalikannya ke tempat semua. Tidak ada lagi lembur karena hilangnya dokumen.

Yang lebih penting, dokumen terjaga kerahasiannya dari pihak-pihak yang tidak berwenang. ECM juga dilengkapi dengan kemampuan rekam jejak: setiap perubahan, akses, dan apa saja yang terjadi pada dokumen tersebut terekam dalam sejarah dokumen. Fitur ini sangat penting karena perusahaan-perusahaan sekarang diwajibkan untuk tunduk pada berbagai peraturan pemerintah, prosedur audit, standard dan peraturan-peraturan lainnya. Demikian pula pada saat terjadi merger dan akuisisi, kelengkapan dokumen dan berbagai informasinya sangatlah penting.

Singkatnya, implementasi ECM akan sangat membantu anda dalam:

• Meningkatkan produktifitas di perusahaan anda
• Mempercepat proses-proses transaksional
• Meningkatkan akurasi 
• Meningkatkan kepatuhan (compliance) pada peraturan dan standard yang ada.
• Memastikan keamanan dokumen-dokumen anda 
• Mendukung proses kolaborasi dan inovasi
• Memastikan adanya rekam jejak pada dokumen
• Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan rekan bisnis
• Meningkatkan profit

Jika anda sedang mencari solusi ECM yang dapat dengan mudah terintegrasi dengan aplikasi ERP (SAP, Oracle, PeopleSoft maupun Lawson) , anda dapat melayangkan pertanyaan-pertanyaan seputar integrasi ERP-ECM ke alamat email berikut atau dengan menghubungi Sandy langsung di (021) 7591 7814.

“Perusahaan finansial tahu apa yang mereka harus lakukan, namun banyak yang masih mencari tahu bagaimana cara melakukannya”, jelas Sam Mazzola, Director of Financial Services for Hyland Software. “Sekarang , saat industri mulai pulih, kita dapat kembali fokus pada tantangan-tantangan yang ada. Untungnya, banyak yang telah mengidentifikasi ECM sebagai basis dari solusi bagi banyak masalah lainnya. Dan yang unik dari OnBase adalah: OnBase tidak hanya sekedar mampu menunjukkan bahwa mereka memberikan solusi -OnBase telah terbukti sukses memberikan solusi bagi perusahaan keuangan selama hampir 20 tahun.”

Tiga pengguna OnBase ECM terbaru untuk sektor perusahaan keuangan adalah:

• GreenStone Farm Credit Services – East Lansing, Michigan

GreenStone adalah salah satu perusahaan pembiayaan rural terbesar di Amerika Serikat. GreenStone memiliki 18000 anggota dan 37 kantor cabang. GreenStone bekerjasama dengan Authorized OnBase Solution Provider Naviant dalam kostumisasi dan implementasi solusi ECMnya.

• Lake Michigan Credit Union – Grand Rapids, Michigan

Lake Michigan Credit Union adalah credit union terbesar di wilayah Western Michigan dengan 150.000 anggota dan 27 kantor cabang.

• Patelco Credit Union- San Francisco, California

Patelco Credit Union adalah salah satu yang terbesar di Amerika Serikat, didirikan pada tahun 1936 untuk melayani kebutuhan perbankan bagi karyawan Pacific Telephone & Telegraph Company. Sekarang jumlah anggotanya mencapai 290.000 yang adalah karyawan/wati dari kurang lebih 1000 perusahaan baik kecil maupun besar. 

Pengguna-pengguna OnBase ECM lainnya dari sektor keuangan antara lain adalah : Banco Del Caribe (Venezuela) , Banco de Bogota(Colombia) , Bank of New York(USA), FirstBank(USA) , Heartland Bank & Trust(USA), ING Lease France(France), Merrimack County Savings Bank(USA), Wauwatosa Savings Bank(USA), dan masih banyak lagi.

OnBase ECM telah terbukti dapat menyelesaikan berbagai masalah yang disebabkan oleh pengaturan dokumen tradisional yang cenderung mahal, tidak efisien dan penuh keteledoran. Sekarang, kurang lebih 9000 perusahaan di 60 negara telah menghemat waktu dan meningkatkan produktifitasnya dengan OnBase ECM. OnBase ECM mudah diinstal, terjangkau dan didesain untuk berkembang seiring dengan perusahaan anda.

Hubungi kami di (021) 75917814 untuk menjadwalkan sesi demonstrasi OnBase ECM di perusahaan anda.

Saat ini ada banyak solusi Enterprise Content Management (ECM) dan bahkan Microsoft pun tidak ketinggalan dengan SharePoint-nya. Apakah SharePoint termasuk ECM? Apakah perbedaannya dengan solusi ECM lainnya? Apakah benar OnBase ECM sesuai untuk anda?

Dalam video singkat ini, Ken Burns, Manager of Industry Communications dari Hyland Software memberikan sedikit gambaran tentang beberapa solusi ECM yang ada.  

Dalam kesehariannya, banyak orang yang mengira Ken adalah Ken Burns sang sutradara dan produser kondang Amerika. Padahal, persamaan nama di antara Ken Burns sang sutradara dengan Ken Burns dari Hyland Software adalah kebetulan saja. Menurut Ken, demikian halnya antara OnBase dengan SharePoint.  OnBase dan SharePoint adalah Enterprise Content Management – namun dengan perbedaan fungsional yang cukup besar.

Untuk menentukan solusi ECM mana yang lebih pas untuk bisnis anda, anda dapat melihat beberapa faktor berikut ini:

1. Apakah masalah-masalah bisnis anda?

2. Dan bagaimanakah cara menyelesaikan permasalahan bisnis tadi?

Dengan memahami dua pertanyaan tadi, anda akan dapat memilih solusi ECM yang tepat dengan lebih baik.

SharePoint adalah platform yang sangat luas menggabungkan antara sistem pengaturan dokumen kolaboratif dengan kemampuan web publishing. SharePoint  bersifat general-purpose dan ditujukan agar semua orang dapat langsung menggunakannya dengan mudah. Sedangkan solusi ECM lain cenderung untuk lebih spesifik dalam menangani permasalahan bisnis.

Misalnya, jika anda ingin lebih memperhatikan masalah branding dan memastikan bahwa semua konten yang anda publish di website menarik, maka anda sebaiknya melirik web content management seperti Ektron atau SDL Tridion.

Lain halnya jika anda adalah perusahaan pharmaceutical atau bahkan industri pesawat terbang di mana anda memerlukan usaha kolaboratif antara para ahli dan insinyur. Anda memerlukan ECM yang dapat mempermudah proses kolaboratif agar mereka dapat dengan mudah berbagi dokumen-dokumen teknis, regulasi, dan lain sebagainya. Untuk kebutuhan ini, maka anda dapat menggunakan solusi ECM seperti Open Text atau EMC Documentum.

Jika bisnis anda melibatkan banyak proses yang bersifat transactional, seperti pemrosesan klaim asuransi, medical records, invois-invois AP/AR , dan sejenisnya maka solusi ECM yang mengatur transactional contents lebih sesuai. Untuk permasalahan bisnis seperti ini – di mana dokumen berperan sangat penting dalam penyelesaian suatu transaksi bisnis- anda memerlukan solusi yang dapat mencakup fungsi-fungsi document imaging, workflow, records retention dan dapat dengan mudah digabungkan dengan sistem yang telah anda gunakan untuk proses-proses inti.

Oleh karena itu, sangatlah penting untuk memahami berbagai jenis ECM dan permasalahan apa yang dapat mereka selesaikan secara optimal. Jika anda menginginkan sebuah platform yang dapat mengakomodasi seluruhnya tapi anda juga menginginkan solusi ECM yang lebih spesifik dengan OnBase ECM, anda dapat menggabungkan OnBase ECM dengan SharePoint.

Intinya, fokuslah pada solusi atas permasalahan bisnis anda dan anda akan dapat mendapat nilai lebih dari investasi ECM anda, dan tentunya jangan melupakan mereka yang akhirnya akan menjadi pengguna sehari-hari dari solusi tersebut. Pastikan mereka mendapatkan solusi yang paling mudah untuk digunakan.

Perkenalkan , robot keren yang kami beri nama Infinite 1.0 ini adalah maskot terbaru Infinitum Solutions. Di Infinitum, kami memang sedikit terobsesi dengan robot-robot legendaris yang membantu manusia dan membela kebenaran, seperti Doraemon, Astro Boy , Optimus Prime, R2-D2  dan tentunya Chobits.

Saat memilih maskot, kami pun menyadari tidak ada hewan-hewan imut yang dapat merepresentasikan solusi yang kami hadirkan ! Lebah? Banyak yang pakai. Beruang? Sudah diambil sebuah universitas bertaraf internasional di Cikarang. Cicak? Maskot tidak resminya KPK. Apa yang dapat dengan sangat gamblang menyampaikan pesan: selalu dapat diandalkan, cerdas, dan mempermudah hidup anda? Tentunya robot! Cyborg, android, apapun klasifikasinya, tidak menjadi masalah. Setelah melalui proses design dan re-design berulang-ulang, akhirnya kami cukup gembira dengan versi yang terakhir ini. Yup, Infinite 1.0 telah lahir.

Ingin tahu design-design sebelumnya?

• Versi pertama banget, hasil “mengambil” dari clipart Microsoft Word

• Versi iseng-iseng, jadinya sedikit mirip dengan Doraemon padahal idenya sih Ninja

• Model robot yang disarankan ilustrator profesional, keren juga.

• Juga dari sang ilustrator, bentuk robot yang sekarang dibuat menyerupai ini. Tapi sepertinya lebih galak dikit dari yang ini ya?

Selain robot, berita terbaru: Infinitum Solutions juga kedatangan seorang anggota tim baru, Andrew Ho.

Welcome aboard !

Ada beberapa metode lain yang digunakan di OnBase ECM untuk melakukan pencarian dokumen di samping yang sudah saya sebutkan di posting sebelumnya:
1. Menggunakan Document Retrieval window
Document Retrieval memberikan keleluasaan untuk pengguna yang memerlukan kemampuan searching yang lebih canggih. Anda dapat melakukan pencarian dengan berbagai kata kunci, menggunakan operator seperti “=, < ,>, <=, >=” , dan melakukan pencarian dengan range, misalnya from 10 to 100.
2. Menggunakan Folder
Folder mengatur dokumen-dokumen yang anda perlukan dalam sebuah logical folder. Isi dari folder dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan dokumennya dapat berupa dokumen statik maupun dinamik. Anda dapat mempunyai beberapa folder sekaligus dan tidak akan mempengaruhi cara dokumen tersebut disimpan dalam disk.

Nantikan demonstrasi solusi ECM kami selanjutnya :